PowerPoint:

concetti di base

PowerPoint consente di creare delle presentazioni costruendo una sequenza di diapositive contenenti non solo testo, ma anche immagini ed eventualmente effetti sonori. Le presentazioni ottenute con PowerPoint possono essere visualizzate con il computer oppure stampate su carta o su lucido, o anche su diapositive fotografiche, in modo da poter effettuare la presentazione anche senza computer.

1. Avviate PowerPoint in modo da far apparire la finestra di dialogo PowerPoint illustrata qui di seguito.

2. Fate clic su Creazione guidata per avvalervi dell'aiuto di PowerPoint nella creazione della presentazione. Viene visualizzata la finestra di dialogo Creazione guidata che vi introduce alle operazioni da compiere.

3. Facendo clic sul pulsante Avanti passate a una nuova finestra di dialogo, con la quale potete scegliere il tipo di presentazione da creare. Vi sono ben cinque tipi differenti di presentazioni più un riepilogo generale.

4. Scegliete con cura il tipo e la presentazione da inserire. Le presentazioni contengono degli schemi molto interessanti e possono essere realmente di aiuto soprattutto quando non si ha moltissimo tempo. Per scegliere un tipo fate che sul pulsante corrispondente. Vedrete cambiare l'elenco delle presentazioni disponibili a destra dei pulsanti.

5. Scegliete la presentazione che vi interessa facendo clic sul suo nome, ad esempio comunicate una cattiva notizia, e confermate la scelta facendo che sul pulsante Avanti.

6. La procedura vi chiederà come vorrete utilizzare la presentazione. Scegliete ad esempio Presentazione su schermo e fate che sul pulsante Avanti.

7. Il passaggio successivo permette di scegliere alcuni elementi fondamentali della presentazione quali il titolo, il pie di pagina e l'eventuale introduzione della data di ultimo aggiornamento, nonché il numero di pagina.

8. L'ultimo passo è solamente una richiesta finale di conferma. Facendo che sul pulsante Fine avviate l'introduzione dei dati della presentazione.

La finestra di PowerPoint in cui viene visualizzata la presentazione è divisa in 3 parti principali.

Sul lato sinistro vi è una finestra contenente l'elenco delle diapositive con il titolo e gli elementi di testo. Potete utilizzarla per modificare il testo, come se fosse un documento di Word. Sul lato destro vi è una finestra che contiene l'immagine completa della diapositiva corrente. Sul lato destro, in basso, vi è una piccola finestra in cui possono essere introdotte delle note per il relatore.

Modifica e formattazione del testo nelle diapositive

Una diapositiva comprende vari tipi di testo:

ü Titolo

ü Punti elenco principali

ü Punti elenco secondari

Sebbene siano differenti tra di loro, tutti questi elementi sono costituiti da testo e possono essere modificati operando in modo, molto simile a quello impiegato in Word.

• Utilizzate la finestra sinistra, dove appare solamente il testo contenuto nelle diapositive.

• Fate clic sul punto del testo in cui volete operare la modifica: per inserire nuovo testo digitatelo, per eliminarlo utilizzate i tasti backspace (se il testo è prima del cursore) o canc (se il testo è dopo il cursore), per modificare del testo selezionatelo e digitate il nuovo testo.

Quando modificate del testo potete osservare come l'immagine della diapositiva corrente cambi riflettendo le modifiche che state apportando.

Per modificare il tipo di testo è necessario eseguire le seguenti operazioni.

1. Per aggiungere un elemento puntato fate clic su un elemento esistente e poi premete il tasto invio: apparirà un elemento puntato vuoto nel quale inserire del testo.

2. Per eliminare un elemento puntato selezionatelo interamente e poi premete il tasto canc.

3. Per creare un punto elenco secondario a partire da un punto elenco, operate come per creare un punto elenco e poi premere il tasto tab.

4. Per trasformare un punto elenco secondario in un punto elenco, fate clic su di esso e poi premete maiusc+tab.

5. Con la stessa manovra potete trasformare un punto elenco in un titolo: in questo caso avrete creato non solo un nuovo titolo, ma anche la corrispondente diapositiva.

Se operate secondo le modalità appena esaminate potete modificare il testo e il suo posizionamento. Se utilizzate la barra degli strumenti Formattazione potete cambiare i caratteri, la loro dimensione, il loro stile e così via.

Se non avete ancora dimestichezza con questa barra vi potrà essere di aiuto la Tabella in cui descriviamo gli strumenti peculiari di PowerPoint.

Tipi di dati per le diapositive

Finora abbiamo visto diapositive composte da solo testo, ma una presentazione costituita da solo testo non sarà troppo accattivante. È possibile renderla più colorata introducendo immagini oppure grafici che spieghino i concetti o, ancora tabelle riepilogative di quello che andiamo a presentare.

PowerPoint permette di inserire molti elementi: tutti quelli che possono essere prodotti in ambiente Windows. Per farlo, però, dobbiamo avere una diapositiva che preveda l'inserimento di oggetti. Mostreremo prima come creare una nuova diapositiva specificandone il layout e poi come riempire gli spazi appositi.

Creazione di nuove diapositive

Nella creazione guidata PowerPoint ha già creato un certo numero di diapositive che, normalmente, vengono integrate aggiungendo altre.

Per aggiungere una diapositiva basta utilizzare il menu di PowerPoint.

1. Scegliere il comando Inserisci | Nuova diapositiva: appare la finestra di dialogo Nuova diapositiva.

2. Scegliere per la diapositiva il layout desiderato: vi sono diapositive con solo testo così come diapositive concepite per l'inserimento di oggetti. Una volta effettuata la scelta, confermare facendo clic sul pulsante OK.

Inserimento di oggetti nella diapositiva

Dopo aver esaminato le modalità di inserimento del testo, vediamo ora come inserire degli oggetti nella diapositiva appena creata.

Innanzitutto, occorre operare direttamente sull'immagine della diapositiva, ovvero nella finestra della diapositiva sulla destra.

In secondo luogo, per inserire un oggetto, occorre avere una diapositiva con un segnaposto per l'oggetto da inserire.

Facendo doppio clic sul segnaposto si apre una finestra di dialogo che permette di scegliere l'oggetto da inserire nella diapositiva.

1. Per inserire il titolo potete fare clic su "Fare clic per inserire il titolo" nella diapositiva oppure iniziare a digitare nella finestra Struttura.

2. Per aggiungere una voce di elenco puntato fate clic su "Fare clic per inserire il testo" e iniziate a digitare.

3. Per aggiungere un oggetto fate clic sul relativo segnaposto. Se fate doppio clic sul segnaposto per una clip art, appare la finestra di dialogo illustrata nella Figura 4.1, dove potete scegliere l'immagine da inserire tra quelle messe a disposizione dal programma.

Copia e riordinamento delle diapositive

Nella stesura di una presentazione possiamo trovarci nella situazione di dover riordinare in maniera differente le diapositive preparate.

Il modo più semplice per operare lo spostamento di una diapositiva è il seguente.

1. Scegliete il comando Visualizza | Sequenza diapositive in modo che appaiano le diapositive in sequenza.

2. Fate clic sulla diapositiva che volete spostare e, senza rilasciare il pulsante del mouse, trascinatela nel punto in cui deve essere collocata.

3. Rilasciate il pulsante del mouse.

Per cancellare una diapositiva potete selezionarla e poi premere il tasto canc.

Per copiare una diapositiva è necessario eseguire le seguenti operazioni.

1. Fate clic sulla diapositiva da copiare.

2. Scegliete il comando Modifica | Copia.

3. Passate alla posizione desiderata, non sopra una diapositiva, ma nello spazio che separa due diapositive, e fate clic.

4. Scegliete il comando Modifica | Incolla.

Cambio del modello struttura

La struttura di una presentazione è l'insieme di definizioni che determina l'aspetto della presentazione stessa. È la struttura che definisce l'insieme di colori, sfondi e posizioni sullo schermo.

Quando avete utilizzato la creazione guidata per creare la presentazione, la struttura è stata definita automaticamente in base alla presentazione scelta.

Siete liberi di cambiare stile ogni volta che vi serve, scegliendo il comando Formato | Applica modello struttura: viene visualizzata la finestra di dialogo Applica struttura con la quale potrete osservare le varie strutture disponibili e quindi confermare la modifica.

Informazioni aggiuntive

Dopo aver definito i testi, aggiunto le immagini e stabilito la struttura, potete aggiungere una serie di effetti alla presentazione, impostare effetti sonori.

Inoltre, dovete decidere con quale modalità passare da una diapositiva all'altra: su vostra segnalazione oppure automaticamente dopo un certo periodo di tempo.

Potete decidere di modificare ciò che ha fatto la creazione guidata; a questo scopo è necessario eseguire le seguenti operazioni.

1. Scegliete il comando Presentazione | Transizione diapositiva.

2. Nella finestra di dialogo Transizione diapositiva scegliete gli effetti grafici e sonori nonché il metodo per cambiare diapositiva.

3. Confermate le scelte facendo clic sul pulsante Applica per applicare la transizione alla diapositiva corrente, oppure su Applica a tutte per fare in modo che le impostazioni siano valide per tutta la presentazione.

Per finire potete anche decidere di inserire delle animazioni per il testo. Per farlo occorre definire quelli che si chiamano effetti di animazione.

Premete il pulsante Effetti animazione presente nella barra degli strumenti Formattazione di PowerPoint; appare la finestra di dialogo Effetti animazione con cui potete scegliere le animazioni da applicare al titolo e al resto del testo.

Ricordatevi comunque che una buona presentazione non stupisce con gli effetti speciali ma con la forza delle idee, gli effetti servono solo per dare un tocco di vivacità in più.

Note per il relatore

Una presentazione richiede alcune attenzioni per il relatore, che durante la presentazione deve sottolineare bene certi punti, ed è qui che entrano in gioco le note per il relatore. Tali note non appaiono sul video durante le presentazione, ma possono essere stampate in modo che il relatore ne abbia una copia. Creare le note è molto semplice in quanto, nella visualizzazione Normale, la finestra in basso a destra è riservata a esse. Basta quindi fare clic in questa finestra e digitare ciò che si desidera comunicare al relatore.

Salvataggio e stampa di una presentazione

La stampa e il salvataggio di una presentazione seguono le regole generali di tutte le altre applicazioni di Office.

Per salvare potete utilizzare il pulsante Salva della barra degli strumenti Standard oppure scegliere il comando File | Salva.

Se la presentazione non è mai stata salvata, viene visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome con la quale potete specificare dove effettuare il salvataggio.

Per stampare una presentazione potete ricorrere al pulsante Stampa della barra degli strumenti Standard oppure al comando File | Stampa. Il pulsante Stampa invia alla stampante predefinita di sistema l'intera presentazione, utilizzando le impostazioni standard, mentre il comando File | Stampa apre la finestra di dialogo Stampa nella quale potete decidere come stampare e, cosa più importante, che cosa stampare.

Infatti potete scegliere se:

• stampare i lucidi per la presentazione;

• stampare le diapositive (normalmente 6 per pagina) da distribuire al pubblico;

• stampare le note per il relatore;

• stampare la struttura, solitamente per rivederla.

Esecuzione di una presentazione

Una presentazione può essere eseguita in due condizioni diverse.

• Dal computer sul quale l'avete prodotta.

• Da un computer differente su cui non è installato PowerPoint.

Nel primo caso è sufficiente scegliere il comando Visualizza | Presentazione per iniziare con la presentazione.

Nel secondo caso è invece necessario scegliere il comando File | Presentazione portatile, che avvia una procedura guidata di generazione di un file contenente tutti gli elementi necessari alla presentazione, e un programmino di installazione.

Nel visualizzare la presentazione le diapositive vengono fatte avanzare premendo la barra spaziatrice, a meno che non si sia scelto di farle procedere automaticamente. Con i tasti di direzione è invece possibile procedere avanti o indietro tra le diapositive.

In ogni caso PowerPoint mette a disposizione un pulsante con il quale richiamare un menu che, a sua volta, vi permetterà di muovervi attraverso le diapositive.