I moderni programmi di elaborazione di
testo offrono numerosi strumenti utili per la stesura di documenti
importanti Non tutti sono
indispensabili:noi ci limiteremo quindi ai consigli principali su come
impostare un testo. Per prima cosa pensiamo al formato generale della pagina.
Apriamo con Word il file contenente il nostro lavoro (o un nuovo documento
vuoto, se dobbiamo ancora iniziare) e facciamo clic sul menu File/Imposta
pagina. Aumentiamo un po' i margini (tra i tre e i quattro centimetri
dovrebbero essere sufficienti) e prevediamo anche circa un centimetro di spazio
per la rilegatura. Se stamperemo il documento fronte e retro selezioniamo la
casella "Pagine affiancate". Quindi facciamo clic su "OK".
Ora pensiamo alle caratteristiche
nel testo. Facciamo clic su Formato/Stile. Qui possiamo impostare gli stili
principali (tipi di caratteri, dimensioni, spaziature e così via) con cui
saranno caratterizzate le diverse porzioni della nostra tesi. Per adesso limitiamoci
a definire il cosiddetto "stile normale", cioè lo stile che verrà
applicato di default a ciò che scriviamo. Selezioniamo "Normale"
nella sezione a sinistra e quindi facciamo clic sul pulsante Modifica.
La successiva finestra di dialogo mostra le impostazioni correnti per lo stile scelto. Tali impostazioni si dividono in due grandi famiglie: impostazioni di carattere e impostazioni di paragrafo. Partiamo dalle prime: facciamo clic su "Formato" e quindi su "Carattere". Noi abbiamo scelto un sobrio carattere Times New Roman da dodici pollici. Scelto il tipo di carattere facciamo clic su "OK" per tornare alla finestra di dialogo precedente.
Facciamo di nuovo clic su "Formato" e quindi su "Paragrafo". Nella casella Allineamento scegliamo Giustificato: garantisce un tocco di eleganza in più, allineando automaticamente il testo sia a destra che a sinistra. Nella sezione Rientri, nella casella Speciale scegliamo "Prima riga" (possiamo accettare il valore preimpostato di 1,25 centimetri). Questo farà rientrare a destra la prima riga di ogni paragrafo. Se vogliamo separare visivamente ancora meglio i paragrafi tra loro possiamo anche impostare una spaziatura di dodici punti "prima" o "dopo". Infine, l'interlinea. Il testo normale ha di solito un valore di interlinea uno. Adesso sembra (e noi condividiamo) che il migliore compromesso tra eleganza e spazio sia un'interlinea di 1,5 righe. Scelte le impostazioni di paragrafo facciamo clic su "OK", poi di nuovo su "OK" e quindi su "Applica" per tornare al nostro testo.
Ora possiamo iniziare a scrivere.
Un buon metodo è quello di pensare fin da subito a dividere il documento in
capitoli e sottocapitoli. Teniamo presente che il computer ci permette di
cambiare la disposizione dei capitoli in qualsiasi momento, quindi non si
tratta di scelte vincolanti ma solo di un modo per organizzare al meglio le
nostre idee sin dall'inizio. Scriviamo il titolo (anche solo provvisorio) del
capitolo o dei capitoli che abbiamo in mente. Facciamo clic sul menu Formato/Stile.
Nella casella Mostra facciamo clic su "Tutti gli stili". Scegliamo lo
stile "Titolo 1" e facciamo clic su Applica. Un'alternativa più
rapida è quella di selezionare l'intera riga e fare clic sulla casella dello
stile sulla barra degli strumenti, scegliendo direttamente da li
lo stile "Titolo 1".
Perché ricorrere agli stili per definire i titoli dei capitoli e non limitarsi a formattarli a mano? Perché in questo modo siamo sicuri che tutti i capitoli si presenteranno esattamente nello stesso modo. Inoltre, basterà un clic sulla barra degli strumenti per applicare a ogni titolo di capitolo lo stile corrispondente. Naturalmente siamo liberi di impostare anche lo stile dei capitoli nel modo che ci piace di più (ripetendo per i diversi stili le operazioni svolte nei passi 2,3 e 4). Consigliamo di ricorrere, per quanto possibile, allo stesso tipo di carattere utilizzato per il testo normale, variando solamente la dimensione ed eventualmente gli attributi grassetto o corsivo.
Usare correttamente gli stili è utile anche per altri motivi. Per esempio, possiamo usare nel modo migliore la modalità di visualizzazione Struttura. Si tratta di una modalità di visualizzazione poco usata, ma estremamente utile quando si lavora su documenti lunghi o comunque pesantemente suddivisi in capitoli e sottocapitoli. Dopo aver applicato ai titoli di ogni capitolo gli stili corrispondenti, facciamo clic sul menu Visualizza e poi su "Struttura". Notiamo che sulla barra degli strumenti vengono aggiunti dei nuovi pulsanti, inoltre il testo cambia. Niente paura, è cambiato solo il modo in cui il testo si presenta sullo schermo, non la formattazione con cui verrà stampato e che abbiamo applicato nei passi precedenti.
La visualizzazione struttura permette di mostrare sullo schermo solo le parti che ci interessano. Per esempio, vogliamo verificare solo i titoli e la successione dei capitoli principali della nostra tesi? Facciamo clic sul pulsante "Mostra titolo 1 " sulla barra degli strumenti (si tratta del pulsante con il numero 1). Ora risulta anche semplicissimo spostare la disposizione dei capitoli: basterà selezionare il capitolo desiderato e quindi fare clic sul pulsante "Sposta in alto" o "Sposta in basso" (i pulsanti sono contrassegnati rispettivamente da una freccia verso l'alto o verso il basso). Attenzione però: in questo modo non sposteremo solo il titolo del capitolo, ma anche il testo che contiene. La visualizzazione struttura permette quindi di ridefinire molto rapidamente l'organizzazione del proprio lavoro.
Un ulteriore motivo a favore del corretto uso degli stili di titolo, consiste nella facilità di creazione del sommario. Un sommario ben fatto riporta con precisione il numero di pagina in cui inizia ogni capitolo o sottocapitolo. È utilissimo per chi vuole consultare rapidamente singole parti del documento e inoltre conferisce al lavoro un aspetto professionale e curato. Predisporre un sommario senza l'aiuto di funzioni software specifiche o addirittura senza l'aiuto del computer (chi si ricorda quando le tesi si battevano a macchina?) costituisce un lavoro lungo e faticoso, che inoltre deve essere rifatto completamente da capo ogni volta che si aggiunge o si toglie una porzione rilevante di testo e si spostano quindi i numeri di pagina. Con un programma come Word creare un sommario e tenerlo aggiornato è semplicissimo, ammesso che si siano usati come si deve gli stili di titolo. Basta posizionare il cursore nel punto in cui si vuole creare il sommario (di solito nella seconda pagina della tesi, dopo la pagina che contiene titolo e nome dell’autore) e quindi fare clic su Inserisci/Indici e sommario.
Assicuriamoci di essere posizionati sulla scheda Sommario della finestra di dialogo "Indici e sommario". Nella sezione a sinistra scegliamo un formato, del quale possiamo vedere un'anteprima nella finestra a destra. Selezioniamo le caselle "Mostra numeri di pagina" e "Numeri di pagina allineati a destra". Scegliamo un carattere di riempimento e infine facciamo clic su "OK". Il sommario viene creato in un attimo e, come si vede in figura, si presenta subito in modo molto elegante
Se, in seguito, aggiungiamo o togliamo grandi quantità di testo, i numeri di pagina indicati dal sommario non saranno più aggiornati (il secondo capitolo, anziché a pagina 3 potrebbe iniziare a pagina 5). Un problema simile sorge se decidiamo di modificare l'ordine dei capitoli come descritto nel passo 8. In questi casi la soluzione è molto semplice e non comporta alcuna fatica: basta posizionare il cursore in un punto qualsiasi all'interno del sommario già esistente e quindi premere il tasto F9 (uno dei cosiddetti "tasti funzione" situati nella parte alta della tastiera). Comparirà una piccola finestra di dialogo che ci chiede se vogliamo aggiornare solo i numeri di pagina o l'intero sommario. La prima operazione viene eseguita più rapidamente ma, nel dubbio di avere anche modificato l'ordine o la denominazione dei capitoli, è sempre meglio selezionare "Aggiorna intero sommario" e aspettare qualche secondo in più.
Un piccolo trucco poco conosciuto e di conseguenza poco usato riguarda l'uso delle sezioni. In genere si usa far precedere l'inizio di ogni nuovo capitolo da una interruzione di pagina. In questo modo ogni capitolo comincia su una nuova pagina. Oltre a farlo iniziare su una nuova pagina, noi lo faremo iniziare anche su una nuova sezione. Dopo aver posizionato il cursore appena prima dell'inizio di un nuovo capitolo, facciamo clic su "Inserisci" e quindi su "Interruzione". A questo punto, invece di scegliere "Interruzione di pagina" (casella selezionata per default), facciamo clic su "Pagina successiva" e quindi su "OK". Avere ogni capitolo in una sezione separata permette di impostare i margini della pagina in modo indipendente (cosa che ci interessa poco), ma soprattutto di poter lavorare meglio con le intestazioni e i pie di pagina, come vedremo nel prossimo passo.
Facciamo clic su Visualizza/Intestazione e piè di pagina. L'uso delle intestazioni è abbastanza complesso, noi ci circondiamo a un esempio concreto direttamente applicabile. Nell'intestazione possiamo scrivere quello che vogliamo, ma in genere ci si limita a informazioni brevi e precise. Noi scriveremo il titolo della tesi, seguito dal titolo del capitolo in cui siamo posizionati e dal numero di pagina. Possiamo scrivere un'intestazione diversa per ogni capitolo precisamente perché abbiamo applicato le interruzioni di sezione come descritto nel passo 12. Iniziarne scrivendo la prima intestazione. Titolo del documento, titolo del capitolo, quindi facciamo clic sul pulsante "Inserisci numero di pagina".
Adesso facciamo clic sul pulsante "Mostra successiva". Ci posizioneremo automaticamente sull'intestazione della seconda sezione. Deselezioniamo la casella "Come sezione precedente" e modifichiamo l'intestazione inserendo il titolo del secondo capitolo. Ripetiamo l'operazione per tutti i capitoli successivi. In questo modo, aprendo la tesi a caso su qualsiasi pagina potremo immediatamente sapere in quale capitolo ci troviamo, semplicemente leggendolo nella intestazione. Come tocco finale di eleganza facciamo clic sul pulsante "Impostazione pagina" (oppure su File/Imposta pagina). Nella scheda Layout selezioniamo la casella "Diversi per la prima pagina" e "Applica a intero documento". Quindi facciamo clic su "OK". In questo modo potremo evitare che l'intestazione standard compaia anche sulla prima pagina di ogni capitolo, che contiene già il titolo e che rimane più elegante senza alcuna intestazione.
Infine, applichiamo la sillabazione. Word permette la sillabazione automatica del testo mentre viene digitato, ma noi consigliamo di applicare la sillabazione solo dopo aver terminato l'intero documento. Basta fare clic su Strumenti/Lingua e quindi Sillabazione. Nella successiva finestra di dialogo facciamo clic su "OK" per applicare la sillabazione all'intero documento senza conferme, oppure su "Manuale" per rivedere ogni sillabazione proposta da Word ed eventualmente annullarla o correggerla.